發票不見了怎麼辦？還能報帳或節稅嗎？

— 老闆最常遇到的「憑證遺失」實務整理
很多老闆、會計助理一定都遇過這種情況：
「明明有去加油／買材料，回來發票就找不到了…」
「出差住宿有刷卡，但發票被客人收走或弄丟…」
「年底要報帳、節稅時，才發現一堆發票不見！」
那這些支出到底還能不能入帳？還能不能合法節稅？
下面用白話說明，給你一個遇到「發票不見」時的處理SOP。

 一、先釐清一件事：
要報帳、列成本，一定要有「憑證」，但不一定只限統一發票。
稅法要求企業支出必須「有憑有據」才能列成本、費用。
發票當然是最標準的憑證，但如果真的遺失，
有時可以用「其他合法憑證」來補強，例如：

• 收據
• 合約
• 匯款水單
• 刷卡簽單或信用卡對帳單
• 貨運單、出貨單等

重點在於：
這筆支出要看得出來「花給誰」、「花多少」、「花什麼用途」。
不過，各種憑證可不可以被國稅局認定，要看情況與支出的性質，
最好交給專業記帳士判斷風險。

 二、發票不見了，第一步該怎麼做？

遇到發票遺失，不要直接放棄，建議依照這個流程來：

Step 1：確認是「買方聯」不見，還是整張發票真的沒有了？

• 如果是你手上的「買受人聯」不見了
  👉 可以試著請對方協助開立「補發證明」或影本蓋章。
• 如果是賣方那邊也沒有留底（比較少見），就會比較麻煩。

Step 2：聯絡對方業者，問能否提供相關憑證
你可以試著請對方提供：

• 發票明細影本、電子發票證明聯重印
• 蓋上「與正本無誤」等章戳
• 或是開立收據，並附上交易證明

對方若有使用電子發票：

• 通常可以重新列印電子發票證明聯
• 或從平台上查詢交易紀錄

Step 3：確認這筆支出的重要性與金額大小

• 金額小、性質單純（像便當、停車費、零星耗材）：
  → 有時可由記帳士評估，視情況用其他方式處理
• 金額大或屬於重要設備、租金、長期合約：
  → 一定要想辦法取得足夠憑證，不然很容易被國稅局認定不得列成本

 三、沒發票，但有刷卡紀錄／匯款紀錄，可以嗎？
這是很多人會問的問題。

1. 只有刷卡簽單或信用卡對帳單，可以報帳嗎？
刷卡簽單本身不是統一發票，

但它依然可以作為「交易輔助證明」，
若搭配其他資料（例如合約、對帳單、訂單紀錄），
有時可讓國稅局在查核時認定為「還算有憑據」。
但就嚴格法規而言：

• 若是 一般可以開統一發票的店家
  → 最理想仍是有發票
• 若對方性質是免用統一發票的對象（如某些小規模營業人）
  → 就要看對方是否能提供「收據」，配合刷卡、匯款紀錄一起佐證

2. 只有匯款水單，可以入帳嗎？

如果對方屬於：

• 免用統一發票的對象
• 或是境外交易、特殊性質

通常會搭配：

• 匯款水單 / 銀行匯款明細
• 合約、訂單、email往來紀錄

來說明這筆支出的合理性。

👉 這類情況較為細緻，
建議務必讓記帳士先看過，評估風險再決定要不要列入帳。

 四、發票真的找不到了，怎麼「補救」比較好？
如果確定發票已經無法找回，可以考慮以下方式：

1. 詢問對方是否可以補開憑證或提供影本

• 請對方重新列印電子發票證明聯
• 或提供統一發票影本，並蓋章證明與正本無誤
• 若對方為免用統一發票者，可請對方開「收據」附上統編

2. 當作老闆私人支出，不列公司成本（較保守作法）
如果：

• 金額不大
• 憑證完全無法補齊
• 又擔心日後稅務查核風險

有時會選擇保守處理：
不列入公司帳、當作老闆私下支出吸收，
雖然少了一點節稅空間，但能避免日後麻煩。


3. 建立「補單記錄」與說明（進階一點的作法）
有些公司會針對遺失憑證，做一個內部的「補單說明表」，內容寫明：

• 交易日期、對象、金額、用途
• 為何憑證遺失
• 由負責人或經辦人簽名確認

這種做法雖然不等於真正的發票，
但在日後查帳或說明時，至少可以表明公司有誠實紀錄交易，而非刻意隱匿。

 五、發票遺失會不會影響節稅？
會，而且通常是「少了可以列成本的金額」，
簡單說就是：
你的「可扣除費用」變少，公司看起來就比較賺錢，要繳的稅就可能比較多。
但與其硬是用不合理、沒憑證的支出硬塞帳上，
未來被國稅局剔除成本、加計稅額與罰鍰，
反而會得不償失。
所以：

• 小額、零星遺失 → 可以視情況平衡風險
• 大量、經常性憑證遺失 → 必須趕快檢討管理流程

 六、如何避免以後再一直發票不見？
可以從幾個習慣開始改善：

1. 當天收好憑證：
   出差或採購回來當天就交給負責收發票的人，不要堆在車上、包包裡。
2. 分類存放：
   可備一個「當月憑證夾」，所有發票、收據先暫放這裡。
3. 搭配電子工具：
   有些公司會拍照存檔，或搭配簡易的進銷管理系統，
   讓資訊不只依賴紙本，至少先有紀錄。
4. 跟記帳士事務所配合好交件日期與方式：
   例如：
   • 每月初固定交上個月的憑證
   • 用袋子或資料夾清楚標示月份
   • 請記帳士幫忙提醒缺件清單

 七、遇到憑證遺失，不知道能不能列帳，怎麼辦？
每一種支出、行業、對象都不太一樣，
不是一句「可以」或「不可以」就能通殺所有情況。
最實際的方式，是把：

• 支出用途
• 目前手頭上還有的證明（匯款單、刷卡單、合約、email紀錄等）

交給專業記帳士評估，
看可以怎麼補強、能列多少、風險在哪裡。

 八、台中地區憑證／發票問題，想找人問可以找誰？
如果你在台中或中部，
常遇到發票遺失、憑證不足、不知道能不能入帳的問題，
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