電子發票、紙本發票差在哪裡？我需要申請什麼？
— 給老闆 & 接案族的實用整理
很多老闆、創業者常問：
「現在大家都在用電子發票，我還可以用紙本嗎？」
「我要開發票給客戶，需要先申請什麼？」
「網拍、工作室、小店，電子發票一定要用嗎？」
下面用好懂、不繞圈的方式，幫你一次整理「電子發票 vs 紙本發票」的差異，以及實務上你可能需要申請什麼。



一、電子發票 vs 紙本發票，最大的差別是什麼？

先用一句話說重點：
紙本發票 = 以「紙」為主的憑證
電子發票 = 以「電子資料」為主的憑證，只是可以再印出一張紙給對方


1. 什麼是紙本發票？
傳統常見的發票種類，例如：

• 三聯式統一發票（公司對公司 B2B 用，買方可以報帳、扣抵）
• 二聯式統一發票（公司對個人 B2C 用）
• 手開發票、收銀機發票、一般印刷式發票

特色：

• 一切都在紙上：
  每張發票都有聯數、發票號碼、章戳
• 業者需要保管紙本，申報時要依照紙本整理帳務
• 客戶如果要兌獎，也是拿紙本對獎

2. 什麼是電子發票？

電子發票是以「電子檔」為主體，所有發票資料都傳到財政部電子發票整合服務平台。
消費者拿到的：

• 可能是一張「列印出來的電子發票證明聯」
• 或是一組手機載具條碼（沒拿紙本）

特色：

• 發票資料直接上傳平台
• 不一定要給客戶紙本，可以存在載具裡
• 對帳、報稅可以透過系統匯出資料，更省時間
• 客人用載具也能自動對獎

二、電子發票 vs 紙本發票：實務上的差異比較

項目	紙本發票	電子發票
主要形式	紙張為主，手開或機器列印	電子檔為主，可選擇列印紙本
保存方式	必須保存紙本，容易破損、遺失	系統保存，資料在平台上可查
對帳與報表	需手動整理、輸入	可匯出檔案、自動整合帳務
成本	需印刷發票、紙張、保存空間	需建置或租用電子發票系統，但省紙本成本
消費者對獎	拿紙本對獎或掃碼	手機載具、自動對獎
適用情境	傳統店家、習慣紙本操作者	連鎖店、網路商店、想節省人力與時間的業者

三、我一定要用電子發票嗎？還能用紙本嗎？
目前實務上有幾種常見情況：

1. 一般小規模店家、攤商
   • 如果是使用收銀機、手開發票，仍有紙本方式
   • 但政府政策方向是逐步鼓勵電子發票，
     未來新開業、多通路銷售，改電子發票會更有利
2. 網路商店、平台賣家（如蝦皮、momo…）
   • 大多必須使用電子發票
   • 許多平台本身就有電子發票串接，你只要配合平台規定即可
3. 規模較大的實體店、連鎖品牌
   • 通常都改為電子發票，因為：
     • 對帳快
     • 多分店整合容易
     • 可搭配會員系統、點數等

如果你是新創業 / 正在設立公司 / 想長期經營品牌，
多數情況「直接走電子發票」會比較符合趨勢與效率。


四、那我需要申請什麼？流程概念是什麼？
下面用「老闆開店／設立公司」角度，簡單分段說明你會碰到的幾件事：

Step 1：先有營業登記（統一編號）
不論你要用紙本還是電子發票，
第一步都是先辦好公司/行號/工作室的營業登記，取得：

• 公司名稱
• 統一編號
• 營業地址
• 負責人資料等

👉 這部分可以請記帳士事務所幫忙辦理，省掉很多跑國稅局的時間。


Step 2：決定要用紙本還是電子發票
接著，你要跟記帳士或國稅局確認：

• 你目前適合用 紙本發票 還是 電子發票
• 若用電子發票，是不是要配合：
  • POS系統
  • 電子商務平台
  • 或是另外租用電子發票服務系統

Step 3A：如果選擇紙本發票
通常要準備：

• 向國稅局申請使用統一發票
• 領用或購買三聯式 / 二聯式或收銀機發票
• 規劃如何保存紙本（以備查帳、報稅使用）

→ 優點是操作習慣上跟傳統一樣，較好理解
→ 缺點是紙本管理與報表整理較費工。


Step 3B：如果選擇電子發票
需要做的事大多包括：

• 向國稅局申請加入電子發票整合服務平台
• 選擇電子發票系統（自己建置或租用雲端系統）
• 設定：
  • 發票開立方式
  • 上傳頻率
  • 與商店 / 網站 / 平台的串接方式

→ 前期要花點時間設定，但之後對帳、報稅、查詢都方便很多。

 五、從老闆角度來看：我該怎麼選？
可以用這幾個問題幫自己判斷：

1. 你有沒有打算長期經營，甚至做品牌、增加據點？
   • 有 → 建議直接用電子發票，後續更好整合
   • 只是短期做做，看情況再說 → 紙本發票也可以先應付，但要留意政策趨勢
   •  
2. 銷售管道是否包含網路、平台？
   • 有網路商店、平台 → 幾乎一定要配合電子發票
   • 純現金、小規模實體店 → 可視規模與預算決定

 

1. 你自己或員工對於系統操作的接受度？
   • 願意學一次、之後省事 → 電子發票非常值得
   • 完全排斥電腦與系統 → 可以先用紙本，但找記帳士協助，把風險降到最低

 六、不想研究這些，直接找專業幫我評估可以嗎？
可以，而且非常建議 😂
「要不要用電子發票、要怎麼申請、用哪一套系統？」
對多數老闆來說都是一次性的決定，
但對記帳士事務所來說是天天在處理的事情。
如果你覺得：

• 不想花時間研究一堆申請流程
• 不知道自己的行業適合哪種發票方式
• 擔心申請錯、設定錯，之後帳務很難整理

你可以把你的情況（行業、規模、營業方式）交給專業記帳團隊評估。

 七、台中地區想處理發票／記帳，可以找誰？
如果你在台中或中部地區，
需要協助選擇「電子發票或紙本發票」、申請流程、帳務規劃，
可以直接諮詢 慧明稅務記帳士事務所。

📌 慧明稅務記帳士事務所 聯絡資訊：

• 📞 聯絡專線：0914-255-001
• 🟩 LINE ID：@158yygmw
• ✉️ 信箱：huiming.tax@gmail.com
• 📍 地址：台中市大里區仁城路31巷7弄11號

不管你是：

• 正在準備開店、設立公司
• 已經營業但還在煩惱發票怎麼弄
• 想從紙本改成電子發票、更有效率管理帳務

都可以先透過電話或 LINE 跟 慧明稅務記帳士事務所聊聊，
由專業記帳士幫你評估最適合、最省事、又合法安心的做法。